Hur göra smarta sökbara listor?

I mitt liv utanför 99.se är jag konsult och specialiserar mig på precis den här sortens automatiseringar och min erfarenhet är att "djävulen" sitter i detaljerna, så det går sällan att svara på exakt hur man ska göra utan att göra en rätt ordentlig djupdykning i data (dvs. dina växtlistor) presentation (dvs. hur InDesign-dokumenten ska se ut) och logiken (dvs. vilken regler vilken data som ska presenteras på vilket sätt)

Utan att vara säker på att jag greppar varenda detalj av din beskrivning så är jag skäligen säker på lösningen för att göra urval, sortering, gruppering etc. inte ligger i InDesign, utan i ett steg innan InDesign.

Normalt sett använder man databaser, typ FileMaker, för den typen av lösning, och för de allra enklaste behoven Excel, och där är den typen av saker väldigt enkla att göra.

Finns sedan behovet att få det till ett InDesign-dokument så finns också många sätt att lösa det (XML, taggar text, plugins, scripting etc.)

I regel brukar de potentiella kunder jag har kontakt med inte klara av det hela på egen hand, eller att det tar alldeles för lång tid för dem att klura ut hur man ska lösa saker, och därför kontaktar de mig.

Just det, dvs. om man ska lägga sin egen arbetstid på att skapa lösningen eller anlita hjälp är en sak som jag alltid vill råda folk i din situation att göra. Ibland är det god ekonomi att göra saker själv, och ibland är det dålig.

Likaså bör man försöka uppskatta hur stort problemet är. Tar det en timme att göra kundanpassningen, men du bara gör den fem gånger per år så kanske det egentligen inte är ett så stort problem, men är det däremot mer tidsödande/felbenäget och sker ofta så kan det vara mer värt att hitta en lösning, vare sig det sker med din egen tid eller med anlitad hjälp.

Är ditt behov mer begränsat, och du vill hålla arbetet inne i InDesign så kan du titta på funktionen "villkorlig text", som skulle kunna vara ett alternativ för lite mindre jobb.

Det låter som att vad du har egentligen är en växt-databas, och då är väl den lämpligaste lösningen att lagra den i ett renodlat databasprogram och sedan exportera de poster du vill ha till Indesign.

Exempel på integrering av FileMaker och Indesign med hjälp av Automator: Example Workflow: Automated Database Publishing

Kan ”snippets” var en alternativ lösning då det är ett enstaka jobb?

Jag ser framför mig att allt ändå måste skrivas in, och då kan man ju typografera allt rätt på en gång, lägga till bilder etc. Sedan markerar man allt för den växten och drar ut från dokumentet till en mapp och döper snippeten(?) till något vettigt.

Sedan är det bara att dra in den och andra som är aktuella till sitt nya dokument.

Ett tips jag gärna vill ge alla som tänker på den här sortens problem är att fundera över om man vill skapa en lösning som bygger på vilka verktyg man behärskar för stunden, eller om man är beredd att utnyttja de verktyg som är mest lämpade för ändamålet, även om man inte är bekant med såna verktyg sen tidigare.

Jag har lagt upp en video där man kan se ett av de mina senare projekt, där Excel används som "databas" och där gruppering och logik sker i XML/XSL

http://www.publishingkonsult.se/idxml.mov

Allt det där är görbart, men däremot är det tveksamt om det är ekonomiskt försvarbart i ditt läge.

Låt säga att det tar 3 timmar per kund, alltså 60 timmar per år. En långt driven automatisering skulle reducera det till en bråkdel, låt säga 15 minuter per kund (jag förutsätter att urvalet av växter till en viss kund även fortsättningsvis till viss del ändå måste ske manuellt)

Om det inte är nödvändigt med InDesign skulle du kunna göra hela klabbet i FileMaker (som kan exportera till PDF) och då skulle du ha en bra lösning, men det förutsätter förstås att du har, eller är beredd att skaffa FileMaker, samt att du är villig att lära dig hur man gör såna lösningar, eller förstås att du lejer bort det.

Utan att nu veta vad du har för budget så tror jag att du skulle tycka det blir för dyrt att leja bort det, så kanske ska du begränsa målsättningen till att få ett enkelt system för att hålla reda på dina listor, antingen i FileMaker (eller kanske Bento) alternativt Excel, och sedan att du accepterar att det tar en viss tid att göra layouten manuellt.

PS. Videon jag la upp innehåller inget ljud, det var bara tänkt för att snabbt visa vad välstrukturerad data, anpassad InDesign-mall och logik i form av en XSL-fil kan innebära för att snabbt skapa InDesign-dokument.

FileMaker är (bl.a.) en relationsdatabas, vilket (förenklat) innebär att det är lätt att återanvända information. Det enklaste exemplet på vad det innebär är om du tänker dig Adressboken i din dator, där det räcker med att du skriver in adressen en gång, och sedan kan alla andra program använda informationen. Om en adress ska ändras så behöver man bara ändra på ett ställe och sen får det genomslag på alla andra ställen där adressen används.

Lite hastigt skulle man kunna tänka sig att du lägger in växterna i en tabell (ett register) där varje växt kan ha ett antal fält (egenskaper) t.ex. om de är perenna, växtzoner, jordmån, höjd/bredd, färg, bevattning osv. osv.

Sen i en annan tabell (register) lägger du i in dina kunder, och i en tredje tabell lägger du in t.ex. vad kunderna är intresserade av, i en fjärde vad de beställt etc.

Då kan du t.ex. skapa en relation där du när du ställer dig på en viss kund kan se en portal(lista) på alla växttyper kunden är intresserade minus alla de beställt etc. Vartefter du "bockar för" en beställning kanske det ska försvinna från intresselistan (om du vill)

Lägger du också in sånt som pris etc. kan du få fram t.ex. vilka kunder som beställt vad inom en viss växttyp, färg, jordmån etc. etc. Du kan också helautomatisera framtagandet av individuellt anpassade nyhetsbrev där kunderna får tips om såna växter de har beställt / såna som de är intresserade av osv. osv.

Självklart kan FileMaker också hantera bilder, så genom att skapa en bildtabell kan du ha en illustration för t.ex. lövträd, som genom att man skapar en sån relation visas för alla lövträd etc. etc.

FileMaker har också bra och enkla layoutredskap och kan skapa PDF-filer, vilket gör att du kan skapa så många layouter du önskar där önskad data visas.

Fördelen med relationsdatabaser är just att man kan snurra och vrida på data nästan hur som helst så att man får fram precis vad man är intresserad av.

Det är klart att det finns en inlärningströskel, men för grundläggande saker är den helt överkomlig. Första året kommer du kanske inte ha igen tiden, med hänsyn taget till inlärning, skapande av databasen/databaserna och inmatning av data men ju längre du använder en sån lösning desto högre blir avkastningen på insatt tid.

Och hur ligger Bento till i en sån här diskussion?
http://www.filemaker.com/se/products/bento/

Utan att kunna vare sig Bento eller Filemaker har jag fått för mig att Bento är ett Filemaker Light. Det är under alla omständigheter väldigt mycket billigare (att köpa in).

Jag skulle inte satsa på Bento. Det verkar visserligen vara ett utmärkt program, men det är mer tänkt för hemanvändares Skiv- och receptsamlingar etc. FileMaker kostar visserligen mer, men kan också göra så otroligt mycket mer, samt har mycket större användar-communities på nätet, fler handböcker osv. osv.

Sen angående detta med fält och vad som ska finnas i dem. Bästa sättet att hantera såna där saker är att man dels har ett fritextfält (som det du har) där enbart den texten som är garanterat unik för en enskild växt ligger och sedan har man en databas med en lista över egenskaper som (i teorien) kan gälla alla växter. För att då skapa en fullständig beskrivning kan man t.ex. kryssa i "mullrik jord" "skyddat läge" osv. osv. genom ett beräkningsfält bygger man sedan ihop egenskapslistan med den unika texten.

Fördelen med ett sånt angreppssätt är att man då definierar växtterminologin bara en gång och att den därmed blir konsekvent, samt att om man vill lägga till en ny växt så kryssar man bara i några få rutor så blir växtbeskrivningen klar på nolltid.

För övrigt så ägnade jag en tanke åt den här tråden i helgen och kom fram att jag skulle nog utgå från typ "trädgård" eller "anläggning" eller vad det nu kallas i denna bransch och särskilja kunduppgifter från det för om t.ex. en trädgård byter ägare, eller en kund byter trädgård (eller har flera)

Anledningen till att man vill bryta isär informationen i mindre bitar och standardisera den är att man då kan göra så mycket mer med data.

Det i sin tur har en viktig tanke som inte är uppenbar, och det är möjligheten att använda informationen inte bara för att dra ner på utgifterna (dvs. spara arbetstid) utan också att öka omsättningen (dvs. att sälja fler varor/tjänster) till kunderna.

Som gammal kolonistugeägare (hyfsat intresserad sådan f.ö.) så kan jag ju absolut föreställa mig att den trädgårdsägare som anlitar en trädgårdsdesigner också vill ha information löpande och nya lämpliga växter, skötselråd, utrustning eller vad det nu vara månde. Samtidigt vill man slippa bli bombarderad med irrelevant information.

Genom att då ha möjlighet att ganska finkornigt styra informationen kan man helautomatisera sån info, och jag vågar nästan sätta min hatt på att ett sånt sätt också skulle kunna öka omsättningen.

Naturligtvis måste man ju väga det mot vilket intresse man har för att göra den här typen av saker, men jag gissar att det är ett ganska säsongsbetonat arbete, där vissa årstider mer går åt till planering, administration etc. etc.

Anyways, även den allra enklaste ansatsen är bättre än att klippa och klistra för varje ny kun.

Som dirigenten Willy Boskovsky en gång svarade en taxichaufför som frågade vart resan skulle gå: "Det spelar ingen roll, jag behövs överallt"

Det är naturligtvis skillnad på vad en van konsult kan göra och vad någon som just börjat med FileMaker kan göra, men det är ändå ett program som är gjort för att vara lättanvänt och det krävs inget mer än tid och vilja.

Såklart att det är lite uppförsbacke först, men du vet väl vad som kommer efter en uppförsbacke?

Var det inte Herbert von Karajan som sa det?

I den tappning jag hörde den var det inte det, men saker tenderar ju att förvrängas när de går från mun till mun, så det är helt möjligt

En snabb Google-sökning pekar på von Karajan, som ju förvisso känns mer "rätt" för det citatet.

Om man lämnar Bosovsky och Karajan så får denna diskussionen, och framförallt frågeställningen mig att tänka på Datasammanfogning i InDesign.
Det lät som att du Cajsa redan har bra koll på InDesign och att du redan har tillgång till Excel. Varför då inte använda dessa två verktyg istället för att köpa ett till. Inget ont om FileMaker lösningen, den skulle nog kunna bli väldigt snygg, och jag skulle nog välja det spåret om jag ville "produktifiera" en sån här sak - sälja ett Filemaker "register" med färdiga layouter för ändamålet.

Men, om du vill hålla nere kostnaderna så kan det vara värt att använda redan tillgängliga verktyg...
Tänk följande:
Produktlistan i Excel med all info, inklusive sökväg till bilder på resp. växt.
Ett av fälten i Excel kallar vi "urval" eller liknande.
Sen arbetar man med listor i Excel där man sorterar ut först t.ex vilken Zon man vill ha växter från, sen kanske pris-spann och sen kryssar för aktuellt urval i det fältet.
Sen väljer man att visa urvalet, och sparar det som en tab-separerad textfil.

Man bygger också upp en mall i InDesign där man kopplar innehållet i mallen till "databasen" (textfilen från ovan (och då tänker jag inte på någon cloud-lösning, pun intended)) med hjälp av Datasammanfogning (Data Merge).
När man väl skapat mallen man är nöjd med sparar man den.

När man så vill skapa en ny "lista" så gör man som ovan i Excel, skapar ett urval och sen uppdaterar man den exporterade tab-separerade textfilen.
Öppnar InDesign och mallen, väljer "uppdatera datakälla" i Datasammanfogning och gör ett sammanfogat dokument (alla inställningar man gjort i mallen sparas och återanvänds, så allt sånt gör man bara en gång när man sätter upp flödet).

Med det nya "sammanfogade" dokumentet kan man sen gå vidare om man vill och lägga till Index, försättsblad osv. Detta skulle också gå att automatisera helt eller delvis om man vill det.

Excel är ju ett fantastiskt program, och bara det vore ju ett stort framsteg mot att använda ingenting/inDesign/handkraft.

Men, som i nästan alla sammanhang när det gäller programvara så är inköpskostnaden en pytteliten del, utan det är ju att utforma, och inte minst använda lösningen som är den stora kostnaden.

Det som jag ser som en nackdel med Excel-baserade lösningar är om det rör data som kunden skulle vilja ha även i andra sammanhang än det för stunden aktuella, vilket jag föreställer mig är fallet här.

För övrigt, har man eget företag så ska man baske mig ha FileMaker, för det är bra på så mycket

Som vanlig användare klarar man sig väldigt långt med FileMaker Pro-versionen.
Advanced kommer mer till sin rätt när man jobbar med programutveckling.

Tror FileMaker kommer att fungera utmärkt för dina behov, men ev överföring till inDesign kräver en del kunskaper, så kan du få till utskrift av växtlistan direkt i FileMaker sparar det mycket arbete.